| ELVEINK | TÉNYLEGES SZERVEZÉS | ELVÉGZENDŐ FELADATOK |
Elveink a szervezéssel kapcsolatban
 | a résztvevők minél hamarabb minél több információt megkapjanak |
| | a kiállítás/konferencia házigazdái/rendezői részére rendszeresen és kezdeményező módon felvetjük a döntést igénylő kérdéseket (a kérdések döntésre való felajánlása a szervező felelőssége) |
| | a döntések előkészítésére minden esetben több ajánlatot (helyszín, költségek) adunk |
| | az előkészítés során a rendező/házigazda részére rendszeres, egyeztetett időközönként átfogó tájékoztatást adunk írásban az előkészületek állásáról |
| | a lebonyolításhoz szükséges szerződéseket, minden esetben előkészítjük, amikor azt igénylik |
| | a szervezés során figyelembe vesszük, hogy a nemzetközi konferenciákon sokféle szokású és vallású résztvevő lehet |
| | a szervezés első lépcsőjében tartjuk szükségesnek egyeztetni a pénzügyi kereteket, mert csak így készíthető el és tartható a költségvetés |
A tényleges szervezés
| 1.) | A megbízást követően a megbízók teljes részletességű tervet kapnak az elvégzendő feladatokról, melynek segítségével a szervezővel együtt, annak javaslatai alapján alakítják ki az egyes feladatok elkészülésének véghatáridejét, illetve az elkészítéshez szükséges időt. |
| 2.) | Ekkor kerül kialakításra az is hogy a megbízó részéről kik és mikor igényelnek döntési lehetőségeket a főbb kérdések alakításában. |
| 3.) | A kezdeti fő kérdések meghatározását követően elkészítjük a főbb, jellemző területekre vonatkozó költségtervet. A költségterv tartalmazza a várható költségeket és bevételeket, valamint azok időbeli ütemezését is. A költségterv megmutatja azt is, hogy mely költségeket van módja a házigazda/rendezőknek jelentősen befolyásolni, s lényegében melyeket nem. A továbbiakban minden olyan esetben, amikor a megbízók döntése jelentősen befolyásolja a költségtervet, akkor azt azonnal jelezzük. |
Munkánkat az erre a célra kifejlesztett számítógépes programok támogatásával végezzük, ez adja meg a Megrendelő számára is a teljes körűség biztosítékát.
A vállalt feladatok magukba foglalják
| | a résztvevők felkutatásának rendszerét és rendszeres informálását |
| | a részvételi feltételek kidolgozását |
| | a helyszín biztosítását |
| | az esemény technikai megszervezését |
| | a kísérő programok szervezését |
| | az elő és utó programok szervezését |
| | a nyilvánosság megteremtését |
| | meghívottak és vendégek programjainak összehangolását |
| | protokoll események szervezését |
| | szakmai közvéleménnyel való kapcsolattartást |
| | javaslatokat a szponzorok felkutatására és a kapcsolatok kialakítására |
| | a szponzorok "kiszolgálását |
Valamennyi kiállítás és konferencia megszervezésekor arra törekszünk, hogy az azon kialakult kapcsolat hosszú távú együttműködéssé alakuljon, ne csak referenciát jelentsen, hanem biztosítsa a megteremtett kapcsolat fennmaradását és megalapozott együttműködést is.